Fall/Winter Newsletter 2025

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Fall/Winter 2025 Newsletter

Greetings Willows Residents and Owners!  As cooler weather rolls in, we want to thank each of you for helping keep The Willows a clean, safe, and welcoming place to live. Please take a few minutes to review this seasonal newsletter full of important dates, reminders, and updates as we move into the end of 2025 and begin a new year together in 2026.

HOA Board Meetings

• Homeowners Association meetings are held bi-monthly on odd-numbered months, on the second Wednesday at 6:30 PM in the clubhouse.

• If you would like to add an item to the agenda to be discussed in the meeting please email thewillowshoa@gmail.com

• The next meeting will be held on November 12, 2025.

• Annual HOA Meeting - is scheduled for January 14, 2026. 

Winterizing Your Homes- Here's a quick reference guide to help save you money on utility bills, keep you safe, and prevent damages.

• Disconnect hoses; shut off and drain exterior lines

• Insulate exposed plumbing

• Check smoke and carbon monoxide detectors & replace batteries.

• Get your HVAC & Water Heater systems inspected and serviced.

• Inspect and seal any gaps around windows and doors to prevent drafts and improve insulation.

• Locate and clearly mark your home’s main water shutoff valve

  • Shutoff Valve Location Reminder: All adult household members should know where your home’s main water shutoff valve is located, as this knowledge is essential in the event of a plumbing emergency. Please note that the main shutoff valves for individual units are located in the crawlspace. To ensure quick access and avoid damage to personal items, we strongly recommend not storing anything in your crawlspace.

Ice & Snow Management- C&C Grounds Maintenance is set to be our contractor for snow removal this winter. They will plow the parking lots, shovel public sidewalks, and apply Ice Melt when there is an accumulation of 2” or more of snow. Please note that it is the residents responsibility to clear snow from their porch and individual walkways. PLEASE DO NOT USE SALT on concrete as it can cause serious damage; rather, please use Ice Melt instead. Buckets filled with Ice Melt will be made available for residents to use within each of the community dumpster areas for when these areas become icey. Snow removal will be completed by 8:00 AM following overnight snowfalls. For daytime storms, services will be finished within 4–6 hours after the storm ends.

Landscaping Project and Requirements- A fall landscaping project is currently underway at The Willows. As part of this initiative, new bushes are being planted in designated areas to enhance greenery throughout the community. We kindly ask all residents to keep these areas free of personal items, yard décor, and other obstructions to allow the landscaping team to complete their work efficiently and safely. We appreciate your cooperation in helping to enhance and maintain the appearance of our shared outdoor spaces. Important Reminder: At this time, all units have been previously notified that trees are not permitted in backyard areas. Please monitor your outdoor spaces and promptly remove any new growth.

Remove Seasonal Yard Decoration- Fall/Halloween and Winter/ holiday decorations must be removed in a timely manner after the holiday. They should be taken down no later than two weeks after the holiday season ends. Keeping up with these timeframes helps maintain a tidy, uniform appearance across the community.

CC&Rs Modification – Approved - The proposed amendment to the CC&Rs—related to the master insurance policy deductible—has received the necessary votes for approval. Thank you to all residents who participated in the process and helped us reach the required majority vote. With the amendment approved, the Board will now proceed with formalizing the change.

Master Insurance Policy - The HOA’s Master Insurance Policy deductible will continue to be $25,000. Please ensure you have adjusted your private insurance policy to safeguard against any gaps in coverage.

Standard Community Reminders

• Contact Info for the HOA Board - The best way to reach the HOA Board is via email at thewillowshoa@gmail.com or by phone (text preferred) 801-477-6435. Please allow up to 48 business hours for a response, as we may need time to investigate your inquiry. You can also stay updated on HOA meeting minutes and resolutions by visiting our community blog at thewillowshoa.wixsite.com/home.

• Clubhouse Reservations - The clubhouse is available for group events, but reservations are required. To view the calendar availability, visit our website at thewillowshoa.wixsite.com/home and click on "Calendar" (accessible only from a computer, not a phone for some users) or click here if accessing this newsletter electronically. To make a reservation, go to the same website, click on "Community Amenities," then select "Reservation Form." or click here. Reminder: Reservations longer than 4 hours will need to pay $25 for each additional hour. Also, all required responsibilities and cleaning form must be completed after each reservation.

• Key cards Reminders-  DO NOT loan or give your key card to anyone who is not authorized to use it. If you sell or move out of your unit, the key card must be returned to the HOA Secretary or dropped in the clubhouse office mail slot. The new tenant or owner will need to contact the HOA Secretary to obtain a new key card. If you lose your key card, report it immediately to the HOA Secretary via HOA email or text. Please be aware that if your unit's HOA payment is overdue by $720 or more or you have been issued a fine, you will lose access to the clubhouse amenities until payment is made.  

• Pet Policy - All pet owners must follow the Springville Animal Control laws or risk getting fined. All pets must be leashed while outside, with the exception of the grass field across from the clubhouse on 700 North, where off-leash play is permitted. Pet owners are responsible for cleaning up after their animals and disposing of waste in the dumpster. Please be mindful of excessive barking, as we live in close proximity to one another. Feeding cats that do not belong to you is not permitted. Please note: Violations of these guidelines may result in fines.

• Community Maintenance Requests - You can submit maintenance requests online for items that the HOA has jurisdiction over. This online form ensures that all maintenance requests get tracked and assigned to the appropriate Board member for completion. Please refer to the CC&R's (Article 8: Repair & Maintenance on page 21) for clarification as needed.

• Community Dumpsters- Dumpsters are emptied on Tuesdays, with an additional pick-up at 200 E. on Fridays. Please remember to flatten all boxes before disposal. Furniture, appliances, and construction waste are not permitted, and fines will be assessed for non-compliance.

• Pool & Hot Tub Winter Closer - The pool & hot tub are closed for the winter and will reopen around Memorial Day 2026. For your safety, keycard access to the pool area is currently restricted to all residents. Security cameras are monitored, so anyone caught in the pool area will be fined. 

• Personal items - Toys, bikes, scooters, sleds, etc. are NOT to be stored in front of units overnight – use backyards for this purpose. Please also keep lawns, including in front of your property, free of personal items and holiday decorations when landscapers are scheduled.

• Speed Limits - The speed limit is 10 MPH within our community. Please slow down in our community. 

• Vehicle Parking - Residents are assigned one covered parking space. All additional parking is first-come, first-serve, with no assigned uncovered spaces. Please be considerate when parking, especially with large vehicles. All vehicles must be currently licensed and registered; otherwise, they risk being towed. Carports are for parking vehicles only and may not be used for storage.

• RV Parking Lot - Please send an email to the HOA if you would like to store a current licensed trailer, boat, RV, etc. Spaces are assigned after receipt of the reservation form and $100 payment. Access to the RV parking lot is available on a first-come, first-served basis. If no spaces are available, you will be placed on a waiting list.

• Smoking - Please be respectful of our close proximity and do not smoke within 25 feet of any unit per the Utah Indoor Clean Air Act. This includes marijuana, hookah, and vaping.

We are excited to serve each of you individually & our collective community, and appreciate your cooperation & adherence to these reminders.   

Sincerely,

The Willows HOA Board

Boletín Otoño/Invierno 2025  ¡Saludos a los residentes y propietarios de The Willows!

Con la llegada del clima más fresco, queremos agradecer a cada uno de ustedes por ayudar a mantener The Willows como un lugar limpio, seguro y acogedor para vivir. Por favor, tómense unos minutos para revisar este boletín estacional, lleno de fechas importantes, recordatorios y actualizaciones mientras nos acercamos al final de 2025 y comenzamos un nuevo año juntos.

Reuniones de la Junta de la HOA

Las reuniones de la Asociación de Propietarios (HOA) se realizan bimensualmente en los meses impares, el segundo miércoles a las 6:30 PM en la casa club.Si desea añadir algún tema a la agenda para discusión, por favor envíe un correo electrónico a thewillowshoa@gmail.com.  La próxima reunión se llevará a cabo el 12 de noviembre de 2025.  La reunión anual de la HOA está programada para el 14 de enero de 2026.

Preparación de sus Hogares para el Invierno

Aquí hay una guía rápida para ayudarle a ahorrar en sus facturas de servicios públicos, mantenerse seguro y prevenir daños:

• Desconecte las mangueras; cierre y drene las líneas exteriores.

• Aísle la plomería expuesta.

• Verifique los detectores de humo y monóxido de carbono y cambie las baterías.

• Haga inspeccionar y dar mantenimiento a sus sistemas HVAC y calentador de agua.

• Inspeccione y selle cualquier grieta alrededor de ventanas y puertas para evitar corrientes de aire y mejorar el aislamiento.

• Ubique y marque claramente la válvula principal de cierre de agua de su hogar.

Recordatorio sobre la Válvula de Cierre -Todos los adultos en el hogar deben saber dónde está ubicada la válvula principal de cierre de agua, ya que esta información es esencial en caso de una emergencia de plomería. Las válvulas principales para las unidades individuales se encuentran en el espacio de acceso (crawlspace). Para garantizar un acceso rápido y evitar daños a objetos personales, recomendamos no almacenar nada en ese espacio.

Manejo de Hielo y Nieve - C&C Grounds Maintenance será nuestro contratista para la remoción de nieve este invierno. Ellos despejarán los estacionamientos, palearán las aceras públicas y aplicarán hielo fundente cuando haya una acumulación de 2 pulgadas o más.  Por favor, tenga en cuenta que es responsabilidad de los residentes limpiar la nieve de sus porches y caminos individuales. NO USE SAL en el concreto, ya que puede causar daños graves; utilice hielo fundente en su lugar. Se proveerán cubetas con hielo fundente en las áreas de los contenedores comunitarios para uso de los residentes cuando estas áreas estén congeladas.  La remoción de nieve se completará antes de las 8:00 AM después de nevadas nocturnas. Para tormentas diurnas, los servicios terminarán dentro de 4 a 6 horas después de que la tormenta finalice.

Proyecto de Paisajismo y Requisitos- Actualmente se está llevando a cabo un proyecto de paisajismo otoñal en The Willows. Como parte de esta iniciativa, se están plantando nuevos arbustos en áreas designadas para mejorar la vegetación en toda la comunidad.  Solicitamos amablemente a todos los residentes que mantengan estas áreas libres de objetos personales, decoraciones de jardín u otros obstáculos para permitir que el equipo de jardinería complete su trabajo de manera eficiente y segura. Agradecemos su cooperación para ayudar a mejorar y mantener la apariencia de nuestros espacios exteriores compartidos. Recordatorio Importante: A la fecha, todas las unidades han sido notificadas previamente que no se permiten árboles en los patios traseros. Por favor, monitoree sus áreas exteriores y elimine rápidamente cualquier nuevo crecimiento.

Retiro de Decoraciones Estacionales - Las decoraciones de otoño/Halloween y de invierno/Fiestas deben retirarse oportunamente después de cada festividad. Deben ser desmontadas a más tardar dos semanas después del fin de la temporada de la festividad. Mantener estos plazos ayuda a conservar una apariencia ordenada y uniforme en toda la comunidad.

Modificación de CC&Rs – Aprobada -La enmienda propuesta a los CC&Rs — relacionada con el deducible de la póliza de seguro principal — ha recibido los votos necesarios para su aprobación. Gracias a todos los residentes que participaron en el proceso y nos ayudaron a alcanzar la mayoría requerida. Con la aprobación, la Junta procederá a formalizar el cambio.

Póliza de Seguro Principal- El deducible de la póliza de seguro principal de la HOA continuará siendo de $25,000. Por favor, asegúrese de haber ajustado su póliza de seguro privada para evitar cualquier brecha en la cobertura.

Recordatorios Generales de la Comunidad

Contacto con la Junta de la HOA - La mejor manera de comunicarse con la Junta es por correo electrónico a thewillowshoa@gmail.com o por teléfono (preferiblemente mensaje de texto) al 801-477-6435. Por favor, permita hasta 48 horas hábiles para una respuesta, ya que puede requerirse investigación. También puede mantenerse informado con las actas y resoluciones de la HOA visitando nuestro blog comunitario en thewillowshoa.wixsite.com/home.

Reservas de la Casa Club - La casa club está disponible para eventos grupales, pero se requieren reservaciones. Para ver la disponibilidad, visite nuestro sitio web en thewillowshoa.wixsite.com/home y haga clic en “Calendar” (accesible solo desde computadora para algunos usuarios) o haga clic aquí si accede a este boletín electrónicamente. Para reservar, visite la misma página, haga clic en “Community Amenities” y luego en “Reservation Form.” O haga clic aquí. Recordatorio: Las reservas que excedan 4 horas deberán pagar $25 por cada hora adicional. Además, es obligatorio completar el formulario de responsabilidades y limpieza después de cada evento.

Recordatorio sobre Tarjetas de Acceso- NO preste ni entregue su tarjeta de acceso a personas no autorizadas. Si vende o se muda de su unidad, la tarjeta debe ser devuelta al Secretario de la HOA o depositada en la ranura de correo de la oficina de la casa club. El nuevo inquilino o propietario deberá contactar al Secretario para obtener una nueva tarjeta. En caso de pérdida, reporte inmediatamente al Secretario vía correo electrónico o mensaje de texto. Tenga en cuenta que si su unidad tiene pagos vencidos de $720 o más o ha recibido multas, perderá el acceso a las amenidades de la casa club hasta que se regularice su situación.

Política de Mascotas -  Todos los dueños de mascotas deben cumplir con las leyes de control animal de Springville para evitar multas. Todas las mascotas deben estar con correa cuando estén afuera, excepto en el campo de césped frente a la casa club en 700 North, donde se permite jugar sin correa. Los dueños son responsables de limpiar los desechos de sus mascotas y desecharlos en el contenedor. Por favor, sea considerado con el ruido excesivo de ladridos, ya que vivimos cerca unos de otros. No se permite alimentar gatos que no sean suyos. Las violaciones a estas reglas pueden resultar en multas.

Solicitudes de Mantenimiento Comunitario -  Puede enviar solicitudes de mantenimiento en línea para los temas que están bajo la jurisdicción de la HOA. Este formulario en línea asegura que las solicitudes sean registradas y asignadas al miembro correspondiente para su atención. Consulte los CC&R (Artículo 8: Reparación y Mantenimiento en página 21) para más detalles.

Contenedores Comunitarios-   Los contenedores se vacían los martes, con una recolección adicional en 200 E. los viernes. Por favor, aplaste todas las cajas antes de desecharlas. No se permiten muebles, electrodomésticos ni residuos de construcción. Se aplicarán multas por incumplimiento.

Cierre de Piscina y Jacuzzi para el Invierno-   La piscina y el jacuzzi estarán cerrados durante el invierno y reabrirán alrededor del Día de los Caídos (Memorial Day) 2026. Por su seguridad, el acceso mediante tarjeta llave está restringido para todos los residentes. Las cámaras de seguridad están activas y cualquier persona que sea sorprendida en el área será multada.

Objetos Personales-  No se deben guardar juguetes, bicicletas, scooters, trineos, etc., frente a las unidades durante la noche; utilice los patios traseros para ello. También mantenga los jardines, incluyendo el área frente a su propiedad, libres de objetos personales y decoraciones cuando los jardineros estén trabajando.

Límites de Velocidad-   El límite de velocidad dentro de la comunidad es de 10 MPH. Por favor, reduzca la velocidad para la seguridad de todos.

Estacionamiento de Vehículos-   A cada residente se le asigna un espacio de estacionamiento cubierto. Todos los espacios adicionales son por orden de llegada, sin asignación específica para espacios descubiertos. Sea considerado al estacionar, especialmente con vehículos grandes. Todos los vehículos deben tener licencia y registro vigentes; de lo contrario, podrían ser remolcados. Los carports son solo para estacionar vehículos y no deben usarse como almacenamiento.

Estacionamiento para RV -  Por favor, envíe un correo a la HOA si desea almacenar un remolque, bote, RV, etc. actualizados y licenciados. Los espacios se asignan tras la recepción del formulario de reserva y el pago de $100. El acceso al área de estacionamiento para RV es por orden de llegada; si no hay espacios disponibles, se le colocará en lista de espera.

Política de Fumar-   Por favor, respete la proximidad cercana y no fume a menos de 25 pies de cualquier unidad, conforme a la Ley de Aire Limpio Interior de Utah. Esto incluye marihuana, hookah y vapeo.

Estamos emocionados de servir a cada uno de ustedes individualmente y como comunidad, y agradecemos su cooperación y cumplimiento con estos recordatorios.

Atentamente,La Junta de HOA de The Willows